SEPA-Zahlungsverkehr

Mit der SEPA-Basislastschrift können innerhalb des SEPA-Zahlungsraums Zahlungen zwischen Unternehmern und Verbrauchern sowie zwischen Unternehmern und anderen Unternehmern vereinbart werden. Die Lastschriften haben einen festen Fälligkeitstermin und werden pünktlich zum vereinbarten Termin gutgeschrieben. Einmal belastete SEPA-Basislastschriften können vom Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen innerhalb von acht Wochen nach Buchungsdatum zurückgegeben werden. In einem solchen Retourenfall wird das Konto des Zahlungsempfängers entsprechend mit dem Betrag belastet und der ehemals eingezogene Betrag dem Zahlungspflichtigen wieder gutgeschrieben.

Mit der SEPA-Firmenlastschrift können ausschließlich Firmenkund*innen (Nicht-Verbraucher) untereinander Zahlungen veranlassen. Die Lastschriften haben ebenfalls einen festen Fälligkeitstermin. Bevor eine Firmenlastschrift jedoch eingereicht werden darf, benötigt es eine feste Vereinbarung zwischen den beiden Geschäftspartner*innen, das sogenannte "SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat". Das Formular wird von der zahlungspflichtigen Person unterschrieben und bei der kontoführenden Bank eingereicht. Erst wenn die Bank das Mandat bestätigt hat, kann der Zahlungsempfänger die Firmenlastschrift beauftragen.

Die Besonderheit im Vergleich zur Basislastschrift: bei einer autorisierten Zahlung aufgrund einer SEPA-Firmen-Lastschrift können Sie als Zahler keine Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen.

Voraussetzung für den Einzug von Geldern per SEPA-Lastschrift ist das SEPA-Lastschriftmandat. Es ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Zusätzlich wird die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift angewiesen.

Für die SEPA-Lastschriftverfahren existieren unterschiedliche Lastschriftmandate. Diese sind das "SEPA-Lastschriftmandat" für das Basis-Lastschriftverfahren und das "SEPA-Firmenlastschrift-Mandat" für das Firmen-Lastschriftverfahren. Die äußerliche Gestaltung des Mandats ist größtenteils nicht festgelegt und kann formfrei erfolgen. Wir empfehlen Dir dennoch die Nutzung unserer Vorlagen, damit alle wichtigen Merkmale enthalten sind. Nur bei der Mandatsreferenz müssen einige Eckpunkte beachtet werden, wie die Begrenzung von 35 Zeichen oder der Verzicht auf Umlaute. Die genauen und stets aktuellen Voraussetzungen findest Du auf www.ebics.de/de/datenformate.

Als Zahlender erhalten Sie von Ihrem Zahlungsempfänger ein entsprechendes Lastschriftmandatsformular, welches Sie unterschrieben zurücksenden müssen. Lastschriftmandate können grundsätzlich auch online (elektronisch) erteilt werden. Mit dem Lastschriftmandat autorisieren Sie gegenüber Ihrer Bank die Einlösung von Lastschrifteinzügen.

Jedes Lastschriftmandat muss folgende Erklärungen von Ihnen als Zahler enthalten:

• Name der Zahlungsempfänger*innen
• Gläubiger-ID
• Mandatsreferenz: bspw. Rechnungs- oder Kundennummer
• Kennzeichnung, ob es sich um einmalige oder eine wiederkehrende Zahlung handelt
• Name des Zahlers
• Name der Bank des Zahlers
• IBAN des Zahlers

Bei grenzüberschreitenden Lastschriften ist das Mandat in der Landessprache des Zahlungspflichtigen oder in Englisch zu verfassen. Das European Payments Council hat Übersetzungen der Mandatstexte in verschiedenen Landessprachen zur Verfügung gestellt.

Mandatsarten

• Einmalig = Einmalige Gültigkeit des Mandats für eine einmalige Zahlung z.B. zur Begleichung eines Einkaufs
• Wiederholen = Das Mandat ist bis auf unbestimmte Zeit gültig für wiederkehrende Zahlungen z.B. jährlicher Einzug von Vereinsbeiträgen
• Letztmalig = Letztmalige Gültigkeit des Mandats für abschließende Zahlung in einem bestimmten Zahlungsverhältnis z.B. letzte Rate eines Abonnements

Der Standard ist das wiederkehrende Mandat, das zum wiederholten Einzug ermächtigt.

Welche Lastschriftsequenz in der Buchung verwendet wird, ist abhängig vom Mandat. Wiederkehrende Mandate verfallen erst 36 Monate nach Tätigung der letzten Buchung. Nicht das Datum der Unterschrift (Mandatserteilung) ist entscheidend, sondern das Fälligkeitsdatum der zuletzt gebuchten Lastschrift.

Eine Mandatsreferenz sollten Sie nicht weiterverwenden, wenn ein Mitglied einem Mandat widersprochen hat. Diese Referenz ist womöglich bei der kontoführenden Bank gesperrt, sodass Sie in diesem Fall ein neues Mandat vom Zahlungspflichtigen benötigen. Wenn Sie zum Beispiel die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz verwenden, sollten Sie diese um einen Buchstaben oder Monat und Jahr des Mandats erweitern.

Bevor Sie als Firmenkunde die erste Lastschrift einreichen können, benötigt die GLS Bank folgende Daten in Form eines schriftlichen Auftrags mit Originalunterschrift oder alternativ per Telefon durch eine vertretungsberechtigte Person. Die Unterschrift muss immer vom gesetzlichen Vertreter (ggf. auch mehrere) oder Kontoinhaber getätigt werden. Nutzen Sie zur Beantragung am besten unser dazu passendes Formular. Bei formfreier Auftragserteilung benötigen wir folgende Angaben:

• welche Lastschriftlimite sollen freigeschaltet werden? Basis- oder Firmenlastschrift?
• GLS - Kontonummer
• Gläubiger-ID
• Höhe Ihrer innerhalb von 2,5 Monaten geplanten Lastschrifteinzüge/Lastschriftlimits
  • Eine gesonderte Erklärung, wie sich dieses Lastschriftlimit zusammensetzt finden Sie in unseren FAQ’s.

Den Auftrag können Sie auf diesen Wegen einreichen:

• Per Postfachnachricht mit dem Betreff „03_Limit & Dispo“
• per Post an GLS Gemeinschaftsbank eG, 44774 Bochum (eine Straßenangabe ist nicht notwendig)
• per Fax an +49 234 5797 222
• per Mail geschaeftskunden@gls.de

Wir prüfen nach Einreichung der Unterlagen Ihren Auftrag kurzfristig und schalten das gewünschte Lastschrifteinreicherlimit – Bonität vorausgesetzt – innerhalb von zwei bis drei Bankarbeitstagen für Sie frei.

Sollten Sie die Freischaltung zur Lastschrifteinreichung für einen gemeinnützigen Verein beantragen wollen, kontaktieren Sie uns gerne direkt unter den oben genannten Möglichkeiten.

Um eine SEPA Lastschrift durchzuführen, benötigen Sie eine Gläubiger ID (engl. Creditor Identifier, kurz CI). Die Gläubiger ID wird kostenfrei von der Deutschen Bundesbank einmalig vergeben. Sie können diese online beantragen.

Späteste Einreichung eines elektronischen Auftrags mit Verarbeitung der GLS Bank am selben Tag:
SEPA Basislastschrift    12:30
SEPA-Firmenlastschrift    10:30

Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden, d.h. eine entsprechende Kontobelastung wird rückgängig gemacht.

Eine Rückgabe der entsprechenden Buchung kann eigenständig im Internetbanking erledigt werden. Eine ausführlichere Beschreibung dazu finden Sie in der FAQ "Wie können Basis- oder Firmenlastschriften zurückgegeben werden?"

Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden.

Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift. Der Zahlungsdienstleister des Zahlers (Zahlstelle) ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. Sollte es zum Missbrauch kommen (z.B. Ihr Geschäftspartner zieht Beträge ein, ohne die gewünschte Leistung erbracht zu haben), kann ein Widerspruch nur vor Einzug der Lastschrift, maximal Taggleich zum Einzug erfolgen. Ist ein Widerspruch nicht mehr möglich, da der Einzug bereits stattgefunden hat, können Sie Rechtsmittel gegen Ihren Geschäftspartner einlegen.

Jegliche Form der Bearbeitung einer Lastschrift ist lediglich 14 Tage vor dem Einzugsdatum möglich.

Dazu rufen Sie im Onlinebanking das passende Menü unter Aufträge > terminierte Lastschriften auf. Suchen Sie hier den entsprechenden Auftrag und klicken rechts unten am Rand auf die Menüauswahl (Drei Punkte). Hier können Sie den Auftrag bearbeiten, löschen oder auch sofort ausführen und mit anschließender TAN-Eingabe freigeben.
 
Ist der geplante Einzug bereits in weniger als 14 Tagen, kontaktieren Sie uns bitte unter +49 234 5797 100. Bitte beachten Sie, dass eine Löschung auch bankseitig nicht möglich ist, sondern lediglich ein Widerruf des bereits übermittelten Einzugs. Der Widerruf hat zur Folge, dass am eingegebenen Ausführungsdatum der Betrag dennoch eingezogen und wenige Sekunden später wieder gutgeschrieben wird, sodass Ihr Kunde zwei Kontobewegungen wahrnimmt. Weiterhin können wir keine Garantie dafür übernehmen, ob diese Buchungen gegebenenfalls zusätzliche Kosten bei Ihren Kund*innen hervorrufen.

Zur Einreichung von SEPA-Dateien (XML-Dateien) oder auch der Freigabe von SRZ-Aufträgen benötigst Du bankseitig möglicherweise noch Freischaltungen, wenn eine der folgenden Meldungen bei Dir erscheint:

• "Es stehen derzeit keine weiteren Profile zur Auswahl"
• "Die Funktionalität Dateiverarbeitung steht nur Firmenkunden mit dem Profil "Privat und Business" oder "Business" zur Verfügung (GEBC002)."

Um die oben genannten Funktionen zu nutzen, musst Du das Business-Profil in der Profilauswahl des Onlinebankings aktivieren. Klicke dafür oben rechts im angemeldeten Bereich auf Deinen Namen und anschließend auf "Profilauswahl". Siehst Du hier nur das Profil "Privat" und ansonsten die Meldung "Es stehen derzeit keine weiteren Profile zur Auswahl", ruf uns gerne unter 0234 5797-5444 an und lasse das "Business-Profil" freischalten. Die gleiche Freischaltung wird benötigt, wenn Du versuchst, über den Reiter "Aufträge" auf "Dateiverarbeitung" zu klicken. Die dortige Fehlermeldung lautet "Die Funktionalität Dateiverarbeitung steht nur Firmenkunden mit dem Profil "Privat und Business" oder "Business" zur Verfügung (GEBC002)."

• "Keine Berechtigung" 
• "Sie haben keine Berechtigung für diesen Geschäftsvorfall - bitte wenden Sie sich an Ihre Bank (SE015)"

Erhältst Du bei der Freigabe eines Service-Rechenzentrums-Auftrags, wie z.B. einer durch Ihr Steuerbüro vorbereiteten Lohn- und Gehaltszahlung, ebenfalls eine Fehlermeldung: "Keine Berechtigung" bzw. "Sie haben keine Berechtigung für diesen Geschäftsvorfall - bitte wenden Sie sich an Ihre Bank (SE015)", benötigst Du eine weitere Freischaltung. Bitte kontaktiere uns unter 0234 5797-5444 und bitte um die Freischaltung der Anwendung "SRZ-Freigabe". Erst diese Freischaltung ermöglicht es Dir, Löhne- und Gehälter über das Onlinebanking anzuweisen.

In der Regel erscheint in dem Anzeigefenster der Datei der Verweis "Doppelt eingereicht". Die doppelte Datei kann aus Sicherheitsgründen nur über das Mülleimersymbol gelöscht werden, da diese Dateien oftmals viele tausende Aufträge enthalten und eine anschließende Korrektur bei fehlerhafter Freigabe zu aufwändig wäre.

Wenn Du Dir jedoch sicher bist, dass die Datei beauftragt werden soll, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Du wartest drei Kalendertage. Die Prüfung bezieht den aktuellen sowie die zwei folgenden Kalendertage mit ein. Wird eine Datei also an einem Dienstag eingereicht und fällt der automatischen Prüfung auf, kann die Datei ohne weitere Änderungen am Freitag erneut hochgeladen werden.
2. Die Datei wird von Dir oder Deinem Dienstleister (z.B. Steuerbüro) neu erstellt. Dadurch verändern sich Prüfkriterien, sodass der Auftrag als neu erkannt wird.
3. Die Datei eigenständig und auf eigene Gefahr editieren. Erstelle vor einer Änderung eine Kopie der Datei, falls die Speicherung fehlschlägt. Anschließend öffnest Du die Datei mit dem "Editor" (Windows), oder "TextEdit" (Mac) und suche nach folgendem Eintrag: <MsgId>beispielhafte ID</MsgId>. Verändere nur den Eintrag zwischen <MsgId> und </MsgId>, indem Du ein Zeichen entfernst oder hinzufügst. Anschließend ist der Upload inklusive Freigabe im Onlinebanking sofort möglich.

Da SEPA-Dateien in der Regel mehrere Aufträge enthalten, wird eine Datei selten komplett abgelehnt. Größtenteils kannst Du die Buchung freigeben und siehst anschließend in Deinen Umsätzen eine oder mehrere Stornobuchungen. Alle restlichen Buchungen, die nicht mit einer einzelnen Stornierung gekennzeichnet sind, werden dennoch gutgeschrieben.

Bitte beachte das Fehlerprotokoll Deiner Datei. Zu finden ist dies in der fehlerhaften Datei in der Detailanzeige, oder über das "Drei-Punkte-Menü" mit anschließendem Klick auf "Fehlerprotokoll".

Eine Zahlung kann aufgrund des Limits mit der Fehlermeldung "*Auftrag nicht ausgeführt, da Limit überschritten. Fehlercode: MKIATS05" nicht freigegeben werden. Sofern es sich bei Deiner Zahlung um eine von den folgenden Auftragsarten handelt,

• Dauerauftrag
• Terminüberweisung
• Freigabe einer Service-Rechenzentrums Buchung (z.B. vorbereitete Zahlungen Ihres Steuerbüros)

kontaktiere uns bitte unter: 0234 5797 5100 und gib an, dass das Limit für sonstige Aufträge angehoben werden muss. Dieses Limit kann nicht selbstständig im Onlinebanking angepasst werden.

Sobald die Meldung „Datei wird hochgeladen und geprüft und kann anschließend beauftragt werden“ eingeblendet wurde, wird die Datei im Hintergrund hochgeladen und geprüft. Über den „Aktualisieren“-Button kannst Du prüfen, ob der Upload bereits erfolgreich war. Du kannst Dich ebenso frei in der Online-Umgebung bewegen und jederzeit zum Upload sowie der anschließenden Freigabe zurückkehren.

Wenn Aufträge aus einem Dateiupload oder Service-Rechenzentrums Aufträge nicht oder bei einer Gemeinschaftsvollmacht nur teilweise beauftragt werden, werden sie nach 40 Kalendertagen zurückgewiesen. Bitte beachte, dass unsere GLS Mitarbeiter*innen diese Zurückweisung nicht manuell anstoßen können.